Tips Menyusun SOP

 

Apakah sebenarnya yang dibutuhkan untuk menyusun SOP. Dan apa sebenarnya fungsi dari SOP itu? Hal itu penting, sebab penyusunan SOP mempunyai tujuan yang penting dan sangat banyak manfaatnya,salah satunya ialah memberikan kemudahan kepada pelaksana tugas. Jika tidak memiliki SOP maka sebuah lembaga, instansi atau organisasi akan tidak mudah untuk berkembang dan maju. Setiap  akan mengalami kemunduran dan kegagalan jika di lembaga tersebut tidak ada SOP yang jelas.

Agar mudah dimengerti, sebuah SOP hendaknya dibuat sederhana. Standart Operating Prosedur yang yang dibuat terlalu detail dan rumit justru akan mempersulit dan menghambat proses kerja karyawan..

Selain itu, karyawan juga berperan penting untuk menjaga keseimbangan dengan menaati SOP yang ada. Walaupun di sebuah organisasi atau instansi sudah memiliki SOP namun tidak ditaati, maka SOP itu tidak berarti sama sekali. Sebab, untuk memperoleh hasil terbaik maka perencanaan yang baik harus dikerjakan dengan sebaik-baiknya.

Standart Operating Prosedur dibuat sesuai dengan situasi dan kondisi di instansi dan perusahaan. Perusahaan telekomunikasi memilki SOP yang berbeda dengan Standart Operating Prosedur yang terdapat di perusahaan produsen makanan.

SOP disusun sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing- masing bagian. Bagian bendahara tentu memilki Standart Operating Prosedur yang berbeda dengan bagian sekretaris. Bagian Hubungan Masyarakat (Humas) memilki perbedaan dengan bagian Sarana dan Prasarana dalam penyusunan SOP, dan lain sebagainya.

Tips Menyusun SOP

Walaupun SOP memilki fungsi dan tujuan yang sangat penting, terkadang kita menjumpai ada beberapa perusahaan atau lembaga yang tidak melaksanakan SOP secara baik. SOP hanya dipajang di dinding ruang kerja atau dijadikan buku dan disimpan di rak buku.

Para pegawai kurang menyadari bahwa melaksanakan SOP dengan baik merupakan cara tepat untuk mendapatkan hasil yang memuaskan dari pekerjaan kita. Untuk itu perlu cara tepat dalam menyusun SOP, antara lain:

1. Membentuk panitia penyusun SOP

Sebelum membuat SOP, maka langkah yang pertama ialah membentuk team atau panitia terlebih dahulu. Anggota panitia berjumlah tiga samapi lima orang. Panitia penyusun SOP tersebut terdiri atas para pegawai yang berasal dari berbagai jabatan seperti Pimpinan, kepala bagian, staff dan karyawan.

Panitia tersebut bertugas untuk menyusun SOP sesuai dengan bagian atau bidangnya masing – masing. Oleh karena itu, panitia penyusun SOP terdiri dari orang – orang cerdas dan kreatif yang bekerja di instansi tersebut.

2. Membuat sasaran SOP yang tepat

SOP yang telah Anda susun, sasarannya untuk siapa? Setiap SOP memiliki sasaran yang berbeda-beda sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing. Sasaran yang tepat akan memudahkan panitia penyusun dalam membuat dan menyusun SOP.

3. Berdiskusi dengan pimpinan

Selama proses penyusunan SOP, panitia hendaknya sering melakukan diskusi dengan pimpinan perusahaan atau ketua organisasi. Jika ada suatu hal yang kurang dalam SOP tersebut, maka pimpinan bisa memberikan saran dan melengkapinya.

4. Tentukan batas waktu penyusunan SOP

Jika panitia penyusun SOP tidak diberi batas waktu akhir penyusunan SOP, maka hal itu akan membuang banyak waktu dan tidak efesien.

Namun, jika pimpinan perusahaan atau ketua organisasi memberikan batas akhir waktu pembuatan SOP, maka hal itu tentu akan meningkatkan semangat para penyusun untuk menyelesaikan tugasnya.

5. Bekerja sama dengan pakar SOP

Jika panitia penyusun SOP tidak bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik, maka perusahaan tersebut perlu menyewa atau menggunakan jasa para pakar ahli SOP. Bekerja sama dengan para pakar SOP akan menambah wawasan. Bukan hanya itu saja, bekerja sama dengan pakar SOP akan melahirkan suatu produk SOP yangefektif.

Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan SOP

Satu hal penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan Standart Operating Prosedur ialah waktu pelaksanaan dan tempat pelaksanaannya. Waktu pelaksanaan SOP tergantung pada jam kerja Anda. Adapun tempat pelaksanaannya disesuaikan dengan situasi yang ada. Setelah panitia penyusun SOP selesai membuat SOP sesuai dengan bidang tugas masing – masing, hendaknya SOP tersebut diumumkan kepada seluruh karyawan dan pegawai.

Pengumuman SOP dapat dilakukan secara bertahab supaya para pegawai benar – benar memahaminya. Setelah SOP diumumkan kepada seluruh pegawai, maka panitia penyusun SOP mengadakan uji coba pelaksanaan SOP di perusahaan atau instansi tersebut.

Uji coba pelaksanaan SOP bisa dilakukan selama satu bulan sampai tiga bulan. Pimpinan dan panitia penyusun SOP melakukan pengawasan dan pemantauan secara cermat dan tliti.

Jika ada yang kurang baik dalam pelaksanaannya, maka panitia penyusun SOP dapat melakukan perbaikan atau evaluasi. Jika ada SOP yang kurang lengkap, maka pimpinan dan panitia penyusun bisa melengkapinya untuk mendapatkan Standart Operating Prosedur yang sempurna. Pemantauan juga bisa dilakukan secara rutin, misalkan sebulan sekali atau tiga bulan sekali. /*admin